業務連絡のLINEグループと退職者｜介護施設で決めておくこと
個人の LINE のグループで業務の連絡や申請を回していると、辞めた人がグループに残り、利用者や職員の情報が見え続けることがあります。退職の手続きの表に「グループから外す」を入れること、そして申請は会社が管理できる仕組みに分けることが、外し忘れを防ぐ近道です。
何が困るのか
- 辞めた人が、利用者の名前や体調、職員の休みの連絡を見続けられる
- だれがいつ外すかが決まっていないと、外し忘れが起きる
- スマホの通知の画面に、利用者の情報が出ることがある
- 家族がスマホを触った時に見えてしまう
法人が管理できない道具で個人情報を扱っていること自体が、問題になります。
退職の時の手順に入れる
| やること | だれが |
|---|---|
| 業務の LINE グループから外す（グループごとに） | 施設長 |
| 業務の仕組み（申請・シフト・記録のソフト）に入れなくする | 本部 |
| 共有のパスワードがあれば変える | 本部 |
| 貸していたスマホ・鍵を受け取る | 施設長 |
グループがいくつあるかを、施設ごとに一覧にしておくと外し忘れが減ります。
連絡と申請を分ける
グループの連絡は流れていく物です。休み・残業・経費などの申請までグループで受けると、だれが承認したかが残らず、辞めた人の外し忘れの影響も大きくなります。申請は、退職の処理で入れなくなる仕組みに移し、グループは「今日の連絡」だけに使う、と分けると管理する物が減ります。
決まりとして書いておくこと
- 業務のグループに利用者のフルネームを書かない（イニシャルや部屋番号にする等）
- 勤務の時間の外の連絡に、返事をしなくてよい
- 退職の日に、施設長がグループから外す
よくある質問
辞めた人を外し忘れていたら、どうすればいいですか。
気づいた時点で外します。外しても、それまでのトークや保存された情報は取り戻せません。共有していた中身（利用者の情報など）を確かめ、法人の個人情報の担当に報告して、必要な対応を決めます。
LINE をやめて別のチャットにした方がいいですか。
連絡のトークを業務用のチャットに移す会社もあります。ただし職員が新しいアプリに慣れるまで時間がかかります。まず申請だけを、退職の処理で入れなくなる仕組みに移すのも一つの方法です。
KUJIRA OS は、申請の入口を会社の公式LINEにします
職員は LINE の ID で結び、本部が退職の処理をすると KUJIRA OS に入れなくなります。グループのトークは使いません（すでにある LINE グループからの退出は、各施設で行ってください）。
KUJIRA OS は、関連の介護の会社で毎日使っている仕組みです。外部の会社への提供の時期は、ご相談の時にお伝えします。トップの画面写真は見本のデータです。