介護の職員の申請を、紙・口頭・個人のLINEから一つにする手順
申請を一つにする手順は、①今の申請の種類と入口を書き出す ②申請ごとの入力欄を決める ③承認の順番を役割で決める ④承認の後に何ができていればよいかを決める ⑤移る日を決めて紙を止める、の5つです。紙を残したまま新しい入口を足すと、入口が増えるだけになります。
5つの手順
- 書き出す。施設ごとに、申請の種類・今の入口・承認者・承認の後の作業を表にします（柱の記事の表）。
- 入力欄を決める。今の紙の用紙を並べ、本当に使っている欄だけを残します。休みなら「日付・種類（有給/公休/特別）・理由（任意）」、経費なら「日付・金額・何に・領収書の写真」で足ります。
- 承認の順番を決める。人ではなく役割で（承認の順番）。
- 承認の後を決める。休みはシフトへ、見学はカレンダーと案内の担当へ、経費は精算の一覧へ。
- 移る日を決める。「○月1日からは紙は受け取らない」と決め、最初の1か月は施設長が入力を手伝います。
つまずきやすい所
| つまずき | 手当て |
|---|---|
| 年配の職員が使えないのでは | 新しいアプリを入れずに、いつも使っている LINE から出せる形にする。最初は施設長が隣で1回見せる |
| 入力欄が多すぎる | 紙の用紙の欄を全部写さない。使っていない欄は消す |
| 口頭の申請が残る | 「口頭で受けたら、受けた人がその場で代わりに入れる」と決める |
| 施設ごとにやり方が違う | 申請の種類は会社でそろえ、承認者だけ施設ごとに変える |
「電子申請」という言葉に気をつける
介護で「電子申請」と言うと、厚生労働省の電子申請・届出システム（指定の申請や変更届）のことを指すことが多いです。社内の休み・残業・経費の申請とは別のものです。社内で話す時は「職員の申請」と呼び分けると混乱しません。
よくある質問
紙と新しい入口を、しばらく両方受け付けてもいいですか。
両方を長く続けると、本部が2か所を見ることになります。移る日を決め、最初の1か月は紙で来た物を施設長が代わりに入れる形が、移りやすいです。
申請の種類はいくつくらいがよいですか。
休み・勤怠（残業）・経費・見学の予約など、毎月使う物から始めます。年に1回しか使わない物は、後から足せば足ります。
KUJIRA OS は、申請の種類と入力欄を会社ごとに決められます
職員は会社の公式LINEから出し、管理職はスマホ、本部はパソコンで順に承認します。最終承認でカレンダーとタスクができます。申請の種類・入力欄・承認の順番は、今の紙や Excel を見ながら一緒に決めます。
KUJIRA OS は、関連の介護の会社で毎日使っている仕組みです。外部の会社への提供の時期は、ご相談の時にお伝えします。トップの画面写真は見本のデータです。