介護の残業申請の承認の順番｜施設長と本部をどう分けるか
残業の承認は、ふだんは施設長の1段で足ります。本部まで回すのは、月の合計が決めた時間を超えそうな時や、欠員の穴埋めが続く時など、会社として人の配置を考える必要がある時に限ると、本部が詰まらず、施設長も判断しやすくなります。
何段にするかは、申請の種類で変える
承認の段を増やすほど、止まる所も増えます。種類ごとに「だれが決めれば十分か」で段を決めます。
| 申請 | 段の例 | 理由 |
|---|---|---|
| 休み（公休の希望）・有給の届け | 施設長（1段） | シフトを組む人がすぐ知る必要がある（有給は会社の許可制ではなく、受け取りと記録の流れ） |
| 残業（ふだん） | 施設長（1段） | 現場の事情を知っている |
| 残業（月の合計が多い） | 施設長→本部（2段） | 人の配置や応援を会社で考える |
| 経費 | 施設長→本部（2段） | お金の確かめは本部 |
| 大きな購入・契約 | 施設長→エリア→本部（3段） | 金額が大きい |
止まらないための3つの決まり
- 承認者を役割で決める。施設長が休みの日は、副施設長やエリアの責任者が承認できるようにしておきます。
- 待ち日数を見えるようにする。本部が一覧で「いま誰の所で何日止まっているか」を見られれば、施設に電話して確かめる回数を減らせます。古い順に並べるのが基本です。
- 差し戻しには理由を書く。「理由を選んで」「時間を直して」など、直す所が分かる差し戻しにします。
本部が見るのは「件」ではなく「偏り」
本部が全部の残業を1件ずつ承認すると、確かめるだけの仕事になります。本部が見るべきなのは、施設ごと・理由ごとの偏りです。「この施設は欠員の穴埋めの残業が続いている」と分かれば、応援やシフトの直しにつながります。
なお、承認の順番をどう決めても、実際に働いた時間には賃金の支払いが要ります（事前申請のルール）。
事務員の「確かめ先」も、順番と一緒に決める
承認の順番を決めても、事務員が「この申請はいま誰の所か」「差し戻しはだれが直すか」を毎回電話で聞いているなら、手間は残ったままです。順番と一緒に、事務員の確かめ先を決めておきます。
| 事務員が迷うこと | 決めておく確かめ先 |
|---|---|
| 申請が止まっている | 一覧で待ち日数を見て、止まっている段の人へ（古い順） |
| 差し戻しの直し | 申請した本人が直す。事務員は代わりに書き直さない |
| 承認が月をまたいだ | 働いた日の月の合計に入れる（決めた数え方に合わせる） |
| 申請と打刻が合わない | 月に1回の照らし合わせの日に、施設長と確かめる |
日報と残業申請を事務員が集め直さないための決め方は、日報と残業申請の整え方にまとめています。
よくある質問
事務員が承認の状況を確かめる時、だれに聞けばいいですか。
電話で聞いて回るより、一覧で待ち日数を見て、止まっている段の人に確かめます。差し戻しは申請した本人が直し、事務員は代わりに書き直さない形にすると、写し間違いも減ります。
承認者が3段だと遅くなりませんか。
前の人が承認したら次の人に知らせが届き、一覧で待ち日数が見える仕組みなら、どこで止まっているかがすぐ分かります。それでも全部を3段にする必要はなく、種類で分けます。
施設長が自分の残業を申請する時はどうしますか。
施設長の申請は、エリアの責任者か本部が承認するように、申請した人の役割で承認者を変えておきます。
前の人が承認すると次の人に知らせが届き、本部の一覧には古い順に待ち日数が出ます。差し戻しもスマホからできます。申請の種類と承認の順番は、会社ごとに一緒に決めます。
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