複数の介護施設で、申請・承認とシフトを一つの流れにする方法

2026.11.01 ・ 株式会社SECRET MEDICINE（KUJIRA OS 編集）

申請とシフトを一つの流れにするとは、申請の入口・承認の順番・承認の後の予定とタスク・シフトの希望から確定までを、同じ職員の名簿の上で決めることです。フォームを電子化するだけでは、施設長が承認した後に本部の一覧に残らず、写し直しも減りません。

1. まず、申請の種類と通り道を書き出す

最初にするのは道具選びではなく、今ある申請の棚卸しです。施設ごとに、次の4つを表にします。

書き出すと、「承認の後に、だれかが別の所へ写している」列が一番長くなります。複数の施設を持つ会社で手間が増えるのは、申請そのものより、この写し直しと「いま誰の所で止まっているか」の確認です。

2. 承認の順番は、人ではなく役割で決める

承認者を「○○さん」で決めると、休みや異動のたびに止まります。「施設長→エリアの責任者→本部」のように役割で決め、申請の種類ごとに何段にするかを決めます。休みは施設長だけ、経費は本部まで、のように分けると、本部に届く件数が減ります。くわしくは残業の承認の順番で書いています。

3. 承認の後に起きることまで、流れに入れる

休みが承認されたらシフトの表に、見学が承認されたらカレンダーと案内の担当に、経費が承認されたら精算の一覧に。承認を「はんこを押したら終わり」にすると、その後の写し直しが人の手に残ります。流れを決める時は、最終承認の後に何ができていればよいかを先に書きます。

4. シフトは「希望→案→人件費→確定」の4段で

シフトも同じ考え方です。希望の集め方と締切（希望休の集め方・締切と確定日）、夜勤の入り・明けを先に置く組み方（夜勤の組み方）、そして確定の前に人件費を見る段（確定前の人件費）を分けると、組んでから集計して「多かった」と気づくことが減ります。

5. 辞めた人が入れないところまで決める

申請の入口を LINE にする会社は多いですが、個人の LINE のグループで回していると、辞めた人がグループに残ります。会社の公式アカウントや業務の仕組みを使い、退職の処理と同時に入れなくなる形にしておきます（LINEのグループと退職者）。

6. 仕組みを選ぶ時の確認表

打刻や給与計算まで1つにしたいのか、申請とシフトだけを整えたいのかで、選ぶ道具は変わります。両方を1つで買うと、今のソフトとの二重の入力が生まれることがあります。

よくある質問

申請の電子化は、介護の電子申請・届出システムと同じですか。

違います。厚生労働省の電子申請・届出システムは、指定の申請や変更届などの行政の手続きです。この記事の申請は、職員の休み・残業・経費などの社内の申請です。

小さな施設でも、承認を何段かにした方がいいですか。

1施設で施設長が全部見られるなら1段で足ります。施設が増え、本部が経費や残業を確かめる必要が出た時に、種類ごとに段を足します。