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KUJIRA OS ／ コラム

介護の申請・承認・シフトのコラム

複数の施設を持つ介護の会社で、毎月くり返す「申請」と「シフト」の運用を書いています。製品の説明ではなく、明日の運用に使える形で。

柱の記事

複数の介護施設で、申請・承認とシフトを一つの流れにする方法休みは紙、残業は口頭、経費は個人のLINE、希望休は個別のメッセージ。複数の施設を持つ介護の会社が、申請と承認とシフトを一つの流れにするための棚卸し・決める順番・選ぶ時の確認表。

申請と承認

介護施設の残業の事前申請ルール｜決めておく5つと注意介護施設で残業の事前申請を始める時に決めておく5つ（対象・締め・理由の書き方・事後の扱い・承認者）と、申請が無い残業にも賃金の支払いが要るという注意。介護の残業申請の承認の順番｜施設長と本部をどう分けるか複数の施設を持つ介護の会社で、残業の申請を施設長だけで決めるか、本部まで回すか。承認を1〜3段に分ける考え方と、止まらないための決まり。残業の申請の時に「今月の合計」が見えると何が変わるか介護施設で残業が月末に分かる問題。申請のたびにその月の申請の合計が見えると、上限に近づく前にシフトや担当を直せる。見方と注意。日報と残業申請を、事務員が集め直さないための整え方介護施設の事務員が月末に追われる、日報の回収・出していない人への催促・残業の紙の集め直し・勤怠への写し。集め直しが起きる3つの原因と、先に決めておく4つ、事務員に残る仕事。介護の職員の申請を、紙・口頭・個人のLINEから一つにする手順休みは紙、残業は口頭、経費は個人のLINE。介護施設の職員の申請を一つの入口にまとめる手順（棚卸し・入力欄・承認の順番・承認の後・移る日）と、つまずきやすい所。有給・休みの申請をLINEで受ける時に決めること介護施設で有給や休みの申請をLINEで受ける時、個人のLINEと会社の公式アカウントの違い、決めておく項目、年5日の有給の取得の確かめ方。業務連絡のLINEグループと退職者｜介護施設で決めておくこと介護施設で業務連絡に個人のLINEグループを使うと、退職した職員がグループに残る。外し忘れを防ぐ手順と、申請と連絡を分ける考え方。

シフトと人件費

介護施設の希望休の集め方｜入れる項目と、まだの人への声かけ介護施設の希望休の集め方。紙・個人のLINE・口頭がばらばらだと写し直しが増える。同じ形で集める項目、締切の後の扱い、まだ出していない人への声かけの決め方。介護の希望休は何日まで？日数より先に決める重なった時の順番介護施設の希望休は月何日までが妥当か。決まった基準は無く、人数と夜勤の数で変わる。日数の上限より先に決めておく、希望が重なった時の4つの順番。介護施設の希望休の締切はいつ？確定日から逆算する作業の例介護施設のシフトは、希望休の締切だけ決めても確定しない。集める・声かけ・案・調整・人件費の確認・確定と知らせの6つの日を、確定日から逆算する作業の例。介護の夜勤シフトの組み方｜入り・明けを先に置く順番介護施設のシフトは日勤から埋めると夜勤で組み直しになる。夜勤の入り・明け・その次の日を一組で先に置く順番と、回数の偏り・明けの次の日の注意。住宅型有料老人ホームのシフト｜施設の勤務と併設の訪問を分ける住宅型有料老人ホームでは、同じ職員が施設の勤務と併設の訪問介護の両方に出る。人数だけ合わせると予定が重なる。施設の勤務の枠と訪問の予定を分けて組む手順。介護のシフトをExcelで作り続けてよいか｜切り替えを考える6つのサイン介護施設のシフトをExcelで作るのは悪くない。ただ、施設が増えた・希望の写し直しが毎月ある・人件費を確定の後に知る、などのサインが出たら切り替えを考える時。介護のシフト確定前に人件費の見込みを出す方法介護施設でシフトを組んでから人件費を集計すると、多かった時に直せない。確定の前に予定の人件費を出すための材料（単価・手当・夜勤・法定福利費）と、見る順番。