有給・休みの申請をLINEで受ける時に決めること
有給や休みの申請を LINE で受けるなら、個人の LINE のトークではなく、会社の公式アカウントや業務の仕組みを入口にします。個人のトークだと、申請が流れて残らず、だれが承認したかも追えません。年5日の有給の取得の確かめは、申請とは別に、付与日と取得の記録で行います。
個人のLINEのトークで受けると、何が困るか
- 申請がほかの連絡に流れて、後から探せない
- 承認したかどうかが、申請した本人にしか分からない
- 施設長が休みの日に、だれも受けられない
- 辞めた人とのトークに、職員の休みの情報が残る
- 勤務の直前に「休みます」が届き、見る側が気づかない
決めておく項目
| 項目 | 決め方の例 |
|---|---|
| 入口 | 会社の公式アカウント（個人どうしではつながらない） |
| 入れる欄 | 日付・休みの種類（有給・公休・特別など）・理由（任意） |
| いつまでに | 希望休の締切と分ける。急な休みは電話も併用 |
| 承認者 | 施設長。施設長の休みの日の代わりも決める |
| 承認の後 | シフトの表とカレンダーに入る |
休みの日の通知の扱い
業務の連絡が休みの日にも届くことは、職員の負担になります。勤務の時間の外の連絡をどう扱うかは、国の審議会でも取り上げられています。申請の結果の知らせを受けても、休みの日に返事をしなくてよいことを、就業規則や職場の決まりで書いておくと安心です。
年5日の有給の取得は、別に確かめる
年次有給休暇は、原則として職員が指定した日に与えるもので、会社が自由に許可・不許可を決める物ではありません（事業の正常な運営を妨げる時に、日を変えてもらえることがあります）。年10日以上の有給が付く職員には、付いた日（基準日）から1年以内に5日を取ってもらう必要があり、本人が請求して取った日もその5日に数えます。申請を LINE で受けるようにしても、基準日・取った日・取った日数の記録（年次有給休暇管理簿）は別に管理が要ります。申請の仕組みと管理簿がつながっているか、つながっていないなら月に一度照らすかを決めておきます。
出どころ：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」 https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf
よくある質問
LINE WORKS と個人の LINE、どちらがよいですか。
LINE WORKS は業務用のアカウントを全員に配る形で、管理の機能が多い反面、導入と費用がかかります。個人の LINE から会社の公式アカウントに申請する形は、新しいアカウントがいりません。職員が個人の LINE を使いたくない時の扱いも決めておきます。
急な休みも LINE の申請でよいですか。
勤務の直前の休みは、見る側が気づかないことがあります。当日の急な休みは電話も併用する、と決めておくと安全です。
職員どうしや上司の個人の LINE とはつながりません。承認者が順に承認し、最終承認でカレンダーに入ります。有給の付与日や残りの日数の管理（管理簿）はしないため、今の勤怠の仕組みで行います。
KUJIRA OS は、関連の介護の会社で毎日使っている仕組みです。外部の会社への提供の時期は、ご相談の時にお伝えします。トップの画面写真は見本のデータです。