日報と残業申請を、事務員が集め直さないための整え方

2026.11.04 ・ 株式会社SECRET MEDICINE（KUJIRA OS 編集）

日報と残業申請の集め直しは、「だれに出すか」「出していない人をだれが追うか」「どの数字を正とするか」が決まっていない所で起きます。提出先を職員ごとに決め、催促を人の手から外し、残業は承認された申請を働いた日で数えると決めておけば、事務員の仕事は回収と写しから、照らし合わせと例外の確かめに変わります。

月末に事務員がしていること

複数の施設を持つ介護の会社では、日報と残業申請の「集める・追う・写す」が事務員に集まりがちです。まず、今している仕事を書き出します。

書き出すと、事務員の時間の多くが「書くこと」ではなく「集めて、確かめて、写すこと」に使われていると分かります。

集め直しが起きる3つの原因

1. 出す先が決まっていない。日報を施設長に出す人、本部に出す人、グループに流す人が混ざると、事務員が全部の入口を見回ることになります。
2. 「出していない」を人が数えている。その日が休みの人まで追いかけると、催促がむだになり、本人にも嫌がられます。出す日かどうかはシフトで決まるので、シフトと切り離して数えると合いません。
3. 正とする数字が決まっていない。残業は「申請した時間」「承認した時間」「打刻の時間」がずれます。どれを月の合計にするか決まっていないと、事務員が毎月どれかに合わせて直します。

先に決めておく4つ

3は「承認が月をまたいだ申請はどちらの月か」で毎月迷う所です。働いた日で数えると決めておけば、月末の後に承認された分も、その月の合計に入ります。後から承認された分が入ったことが分かるよう、数えた時刻も残しておきます。

事務員に残る仕事

集めること・追うこと・写すことが減っても、事務員の仕事がなくなるわけではありません。残るのは、人にしかできない確かめです。

• 申請の合計と、打刻などの実際の時間が大きくずれている人の確かめ（申請しづらい空気がないか）
• 日報が続けて出ていない人の理由の確かめ（体調・異動・設定の漏れ）
• 差し戻しが多い申請の理由を施設長と話す

申請が無い残業でも、使用者の指揮命令のもとで働いた時間は労働時間で、賃金の支払いが要ります。申請の合計は、実際の時間の記録の代わりにはなりません（残業の事前申請のルール）。

出どころ：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00001.html

よくある質問

日報を出していない人は、だれが追えばいいですか。

事務員が一人ずつ追うより、その日が勤務の日でまだ出していない人だけに知らせが届く形にします。休みの人まで追うと、催促がむだになります。

残業の合計は、申請・承認・打刻のどれで数えますか。

月の申請の合計は、承認された申請を働いた日で数えると決めると迷いません。ただし実際に働いた時間の記録は打刻などで行い、月に1回照らします。

日報や申請が仕組みに入れば、事務員の仕事は要らなくなりますか。

要らなくはなりません。集める・写す手間が減る分、申請と実際の時間のずれや、出ていない理由の確かめなど、人にしかできない仕事に時間を使えます。