介護のシフトをExcelで作り続けてよいか｜切り替えを考える6つのサイン
Excel のシフト表は、1つの施設で作る人が決まっているうちは十分に回ります。切り替えを考えるのは、施設が増えて本部が全部を見たい・希望の写し直しが毎月ある・作れる人が1人しかいない・確定してから人件費を知る、といったサインが出た時です。
Excel のよい所
- 今ある Excel で作れば、シフト専用ソフトの利用料はかからない
- 自由に形を変えられる
- 施設の決まりに合わせた表を作れる
この自由さは、裏返すと「作った人にしか分からない表」になりやすい、ということでもあります。
切り替えを考える6つのサイン
| サイン | 何が起きているか |
|---|---|
| 1. 希望を毎月写し直している | 紙や LINE の希望を手で表に入れている |
| 2. 作れる人が1人しかいない | その人が休むと、翌月のシフトが止まる |
| 3. 施設が2つ以上ある | 本部が施設ごとのファイルを開いて確かめている |
| 4. 確定してから人件費を計算する | 多かったと気づいても直せない |
| 5. 版がいくつもある | 「最新はどれ？」と聞かれる |
| 6. 夜勤の回数の偏りを数えていない | 不公平の声が出てから気づく |
切り替える時に確かめること
- 職員が希望を出す入口（新しいアプリがいるか）
- 夜勤の入り・明けを扱えるか
- 組めなかった所を教えてくれるか（黙って穴を空けないか）
- 確定の前に人件費を見られるか
- 確定を職員に知らせられるか・印刷できるか
- シフト表だけの料金か、申請なども含む料金か
シフト表だけが目的なら、シフト専用のソフトの方が安く済むこともあります。申請と承認も一緒に整えたいかどうかで選び方が変わります。
よくある質問
Excel の自動作成のマクロを作る方がよいですか。
作った人が辞めると直せなくなることが多いです。作る人を増やせるか、直せる人がいるかで判断します。
無料のシフト表のテンプレートで足りますか。
1施設で人数が少なければ足ります。希望の写し直しや人件費の確認が毎月の手間になってきたら、切り替えのサインです。
KUJIRA OS は、希望から案・予定の人件費・確定と知らせまでを1つに
職員の希望を LINE で集め、施設と月を選んで案を作り、組めなかった所は文で出します。確定の前に予定の人件費を見て、確定は LINE で知らせます。申請と承認も同じ料金に含みます。
KUJIRA OS は、関連の介護の会社で毎日使っている仕組みです。外部の会社への提供の時期は、ご相談の時にお伝えします。トップの画面写真は見本のデータです。